Автор (Author).პირი ან ორგანიზაცია , რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის ინტელექტუალურ შინაარსზე (შიგთავსზე) , არ იგულისხმება დოკუმენტის შემქმნელი

Архивное описание (Archival description).საარქივო აღწერა - ზუსტად ასახავს აღწერის ერთეულს და მის შემადგენლობას  (დამახასიათებელ ნიშნებს)

Вспомогательное заглавие (Supplied title). დამხმარე სათაური- არქივისტის მიერ მინიჭებული სათაური მისი არ არსებობის შემთხვევაში

Дело (File).საქმე - თემატურად დაჯგუფებული დოკუმენტების ერთობლიობა, რომელიც შექმნილია ფონდშემქმნელის საქმისწარმოებაში ან არქივში.

მაგალითი:

            ნომინალური, თემატიკური ,პროექტების მიხედვით, ავტორების მიხედვით, კორესპონდენტების მიხედვით.

Документ (Document). - დოკუმენტი - ჩაწერილი ინფორმაცია

Доступ (Access). დაშვება - ფონდიდან მასალის გამოყენების შესაძლებლობა, რომელზეც  ვრცელდება კანონით ან რაიმე სახის ნორმატივებით დადგენილი შეზღუდვები.

Единица (Item).- ერთეული -  შინაარსობრივად  განუყოფელი საარქივო ერთეული

მაგალითად წერილი , მემორანდუმი, ანგარიში , ფოტოგრაფია, აუდიჩანაწერი..

Единица описания (Unit of description). -აღწერის ერთეული -ერთი ან რამდენიმე დოკუმენტი ნებისმიერი ფიზიკური ფორმით. რომელიც აღიქმება და აღიწერება ერთიანად.

Заглавие (Title).სათაური - სიტყვა, ფრაზა, სიმბოლო ან სიმბოლოთა ჯგუფი  რომელიც ერთეულს ანიჭებს სახელწოდებას.

Запись (Record).  ჩანაერი - ნებისმიერ ფორმაში და ნებისმიერ მატარებელზე ჩაწერილი  ინფორმაცია რომელიც შექმნილია ან მიღებულია ორგანიზაციის ან პირის მიერ მისი საქმიანობისა და ცხოვრების პროცესში(მანძილზე).

Коллекция (Collection).კოლექცია - ხელოვნურად შექმნილი დოკუმენტების ერთობლიობა მათი ზოგადი დახასათების საფუძველზე მათი წარმოშობის მიუხედავად, არ იგულისხმება საარქივო ფონდი .

Накопление (Accrual).დაგროვება/დაკომპლექტება დაკომპლექტება, რომელიც ავსებს საცავში უკვე არსებულ აღწერის ერთეულებს.

Научно-справочный аппарат (Finding aid).სამეცნიერო-საცნობარო აპარატი -ნებისმიერი აღწერილობა ან საცნობარო საშუალებები, რომლებიც შექმნილია ან მიღებულია არქივის მიერ დოკუმენტების დამუშავების პროცესში.



Носитель (Medium). მატარებელი -ფიზიკური მასალა რომელზეც ჩაწერილია ინფორმაცია მაგალითად : ქაღალადი , ეტრადი კინო/ფოტო ან მაგნიტური ფირი.

Опись (Series).ანაწერი - საარქივო ცნობარის სახეობა , რომელიც ხსნის საარქივო ფონდის კოლექციის შესანახი ერთეულების შინაარსს, ახდენს მის სისტემატიზაციას და ასრულებს შესაბამის ერთეულის სააღრიცხვო ფუნქციას.

Ответственное хранение (Custody). საპასუხისმგებლო შენახვა -  ფონდების მცველი რომელიც პასუხისმგებელია უზრუნველყოფს ფონდების დოკუმენტების დაცვას, არ იგულისხმება დოკუმენტებზე წვდომის უფლებების განსაზღვრა . ( და იურიდიული საკუთრება.)

Оценка (Appraisal). ( შეფასება )  -პროცესი რომელიც განსაზღვრავს დოკუმენტის შენახვის ვადებს   

Подфонд (Sub-fonds).ქვე-ფონდი - ფონდის ქვედანაყოფი რომელიც შეიცავს ურთიერთდაკავშირებულ ჩანაწერებს, რომელიც შეეხება იმ ადმინისტრაციულ ქვედანაყოფებს სადაც ის შეიქმნა. მასალის დალაგება ხდება გეოგრაფიული, ქრონოლოგიური ფუნქციონალური და სმგავსი ნიშნების მიხედვი. იმ შემთხვევაში თუ დამფუძნებელ ორგანიზაციას გააჩნია რთული იერარქიული სტრუქტურა ყოველ ქვეფონდს აქვს შესაძლებლობა ქონდეს იმდენი მეორეხარისხოვანი ქვეფონდები რამდენიც საჭიროა ადმინისტრაციული განყოფილების სტრუქტურის წარმოსადგენად.

1роисхождение (Provenance).-წარმოშობა კავშირი ჩანაწერებს , ორგანიზაციებს და ფიზიკურ პირებს შორის, რომლებმაც შექმნეს , შეაგროვეს ან აწარმოეს და გამოიყენეს პირადი ან კორპორატიული მოღვაწეობის პროცესში.

Структура организации материала (Arrangement). მასალის ორგანიზაციის სტრუქტურა -საარქივო პრინციპების შესაბამისად ხდება ინტელექტუალური და ფიზიკური პროცესების ანალიზის შედეგებისა და დოკუმენტების ორგანიზაცია.

Точка доступа (Access point). დაშვების წერტილი -სახელი/დასახელება, ტერმინი, საკვანძო სიტყვა, ფრაზა ან კოდი რომელიც შესაძლებელია იქნებს გამოყენებული ძიებისთვის. იდენთიფიცირება და დოკუმენტის აღწერის მიგნებადობა.

Уровень описания (Level of description). აღწერის დონე - აღწერის ერთეულის მდებარეობა ფონდის სტრუქტურულ ერთეულში.

Фонд (Fonds). ფონდი -  ჩანაწერების მასივი მიუხედავად ფორმისა ან მატერიალური მატარებლისა, შექმნილია ორგანიზაციის ან პირის მიერ საქმიანობის და ცხოვრების მანძილზე.

Фондообразователь (Creator).- ფონდშემქმნელი - ფიზიკური , იურიდიული პირი ან ოჯახი, რომელმაც შექმნა შეაგროვა ჩანაერების მისი საქმიანობისა ან ცხოვრების მანძილზე.

Форма (Form). ფორმა -დოკუმენტების კატეგორია რომელიც განსხვავდება პიზიკური (მაგ: ნახაზი) ან ინტელექტუალური (დღიური , სხდომების ჟურნალი) დოკუმენტის დახასიათებით.

Формальное заглавие (Formal title). ფორმალური დასათაურება - სათაური უნდა ფიგურირებდეს დოკუმენტის შინაარსში.

Юридическое лицо (Corporate body).იურიდიული პირი - ორგანიზაცია ან ადამიანთა ჯგუფი რომლებსაც აქვთ საკუთარი დასახელება და რომლებიც მოქმედებენ ან შეუძლიათ იმოქმედონ დამოუკიდებლად.